Nội dung chi tiết thủ tục
Tên thủ tục:
Cấp bản sao và chứng thực lưu trữ
Lĩnh vực:
Kết quả:

Các hồ sơ, văn bản, tài liệu đã được sao và chứng thực tài liệu.

Đối tượng áp dụng:

Các cá nhân, cơ quan và tổ chức cấp địa phương

Hồ sơ cần thiết:

* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản sao

+ Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

+ Bản lưu bản sao tài liệu.

* Thành phần hồ sơ đối với cấp bản chứng thực tài liệu

+ Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;

+ Bản lưu bản chứng thực tài liệu.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Quy trình:

* Thủ tục cấp bản sao

+ Bước 1: Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.

+ Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu cần sao tài liệu, viên chức Phòng đọc sẽ trình hồ sơ cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt.

+ Bước 3: Viên chức Phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu.

* Thủ tục cấp Chứng thực lưu trữ

+ Bước 1: Độc giả có nhu cầu chứng thực lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.

+ Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào Phiếu yêu cầu chứng thực, viên chức Phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.

+ Bước 3: Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ký xác nhận và đóng dấu của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả vào các ngày làm việc trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày nghỉ, lễ, tết). Sáng 7h30’ đến 11h30’; Chiều 13h30’ đến 16h30’.

- Cách thức thực hiện: Tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao tài liệu và chứng thực tài liệu của độc giả; trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Lệ phí:

Thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Thời gian:

Thời hạn trả tài liệu đã sao và chứng thực cho độc giả theo quy định của các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Căn cứ pháp lý:

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội;

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

+ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Địa điểm tiếp nhận:

Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi Cục Văn thư, Lưu trữ - Sở Nội vụ

Biểu mẫu đính kèm: